Электронный архив «Е-архив» CleverForms — это высокоэффективная система хранения документов с четкой структурной организацией, созданная с целью обеспечения эффективного и надежного хранения электронных документов в соответствии с требованиями законодательства Украины об архивном деле. Эта система позволяет эффективно управлять и хранить большой объем документации, обеспечивая ее целостность и доступность в течение длительного периода времени. Благодаря своей структурированности и умным механизмам организации, Е-архив упрощает поиск, пересмотр и сохранение документов, обеспечивая эффективную работу с ними для пользователей.
Е-архив был разработан на базе программной платформы CleverForms и стал основой для создания «Информационной системы «Электронный архив НБУ» для Национального банка Украины, которая теперь успешно внедрена и запущена в промышленную эксплуатацию в Национальном банке Украины. Реализация проекта «Электронный архив НБУ» на основе системы CleverForms стала важным шагом в сфере хранения и обработки электронных документов для Национального банка Украины. Это позволяет банку эффективно управлять своими архивными процессами, обеспечивая соблюдение требований законодательства и сохранения ценной информации в безопасной среде.
Электронный архив «Е-Архив» решает ряд задач
- Обеспечение выполнения требований законодательства относительно архивации электронных документов длительного хранения.
- Гарантированное сохранение электронных документов в течение необходимых сроков.
- Эффективную каталогизацию и сохранение оцифрованных бумажных документов.
- Разграничение и контроль прав доступа к электронным документам.
- Обеспечение целостности и недоступности электронных документов для незаконного вмешательства или изменений.
- Интеграция с существующими системами управления документами для упрощения рабочего процесса.
Возможности Е-Архив
Модуль используэтся для автоматизации процессов предприятия, связанных с введением, учетом, хранением и доступом к документации в электронном виде. Таким образом, «Электронный архив» обеспечивает:
Кому подойдет модуль Е-Архив?
Преимущества модуля Е-Архив
Модуль Е-архив упрощает управление документами, учитывая разные требования относительно хранения, благодаря единственному интерфейсу. Это устраняет необходимость использования дополнительных инструментов и значительно снижает расходы организаций любого размера. Благодаря удобству, консолидации, упрощенному поиску, доступному резервному копированию, оптимизации ресурсов и защите информации, модуль Е-архив предоставляет эффективное решение для успешного управления документами.
- Удобство: Работа с электронными копиями документов намного упрощается. Их легко печатать, распространять, копировать, а также использовать информацию из них в других документах.
- Консолидация: Модуль консолидирует и хранит документы из разных источников в одном централизованном хранилище. Он охватывает внутренние системы, сервисы обмена документами, цифровые копии бумажных документов и другие.
- Сохранение информации: Модуль Е-архив обеспечивает надежное сохранение и защиту важной информации. Установление прав доступа и контроль конфиденциальности обеспечивают высокий уровень безопасности данных.
- Упрощенный поиск: Электронный архив документов обеспечивает быстрый и простой поиск нужной информации. С помощью конкретных критериев и атрибутов, документы можно найти всего за несколько минут.
- Автоматизация рабочих процессов: Модуль Е-архив предоставляет возможность автоматизировать рутинные процессы, что обеспечивает более эффективное использование рабочего времени и улучшение производительности организации.
- Доступное резервное копирование: Электронный архив гарантирует целостность и безопасность информации, даже в чрезвычайных ситуациях. Резервное копирование электронного архива является более экономически выгодным сравнительно с традиционными резервными копиями бумажных документов.
- Оптимизация ресурсов: Автоматизация процессов, связанных с введением, управлением, хранением и доступом к документам в электронном формате, позволяет значительно сэкономить рабочее время сотрудников и повысить производительность.
- Безопасность информации: Модуль предоставляет возможность настройки прав доступа пользователей, мониторинга и регистрации действий в системе. Также поддерживается подпись документов разными типами цифровых подписей, в том числе КЕП, и использование ZIP- контейнера(ASiC). Есть практически неограниченная вместимость для хранения данных, ограниченная лишь аппаратными возможностями клиента.
5 шагов для подключения модуля Электронный архив - «Е-Архив»
Как начать работу в Е-Архив
Презентация модуля Е-Архив
Презентация функционала и принципа работы модуля Заказчику.
Получение ТЗ от заказчика
Заключение договора на основе ТЗ. Определение сроков исполнения.
Модификация, интеграция, тестирование продукта
Модификация модуля на основе ТЗ, интеграция с существующим ПО, тестирование.
Обучение персонала заказчика
Создание инструкций и обучение персонала Заказчика работе в модуле.
Внедрение и техподдержка
Внедрение в промышленную эксплуатацию, техническая поддержка.
