Электронный архив для ваших документов

Электронный архив «Е-архив» CleverForms обеспечивает хранение, учет, доступ к информации в электронном виде

Электронный архив «Е-архив» CleverForms — это высокоэффективная система хранения документов с четкой структурной организацией, созданная с целью обеспечения эффективного и надежного хранения электронных документов в соответствии с требованиями законодательства Украины об архивном деле. Эта система позволяет эффективно управлять и хранить большой объем документации, обеспечивая ее целостность и доступность в течение длительного периода времени. Благодаря своей структурированности и умным механизмам организации, Е-архив упрощает поиск, пересмотр и сохранение документов, обеспечивая эффективную работу с ними для пользователей.

Е-архив был разработан на базе программной платформы CleverForms и стал основой для создания «Информационной системы «Электронный архив НБУ» для Национального банка Украины, которая теперь успешно внедрена и запущена в промышленную эксплуатацию в Национальном банке Украины. Реализация проекта «Электронный архив НБУ» на основе системы CleverForms стала важным шагом в сфере хранения и обработки электронных документов для Национального банка Украины. Это позволяет банку эффективно управлять своими архивными процессами, обеспечивая соблюдение требований законодательства и сохранения ценной информации в безопасной среде.

Электронный архив «Е-Архив» решает ряд задач

  • Обеспечение выполнения требований законодательства относительно архивации электронных документов длительного хранения.
  • Гарантированное сохранение электронных документов в течение необходимых сроков.
  • Эффективную каталогизацию и сохранение оцифрованных бумажных документов.
  • Разграничение и контроль прав доступа к электронным документам.
  • Обеспечение целостности и недоступности электронных документов для незаконного вмешательства или изменений.
  • Интеграция с существующими системами управления документами для упрощения рабочего процесса.

Возможности Е-Архив

Модуль используэтся для автоматизации процессов предприятия, связанных с введением, учетом, хранением и доступом к документации в электронном виде. Таким образом, «Электронный архив» обеспечивает:

Обеспечение хранения ЭД в соответствии с законодательством

Электронный архив позволяет придерживаться требований законодательства и норм относительно длительного хранения документов.

Эффективная каталогизация и организация документов

С помощью электронного архива можно создавать структурированные каталоги, что упрощает поиск и доступ к необходимой информации.

Защиту информации и соблюдение конфиденциальности

Возможность контролировать доступ к документам, применять ровные аутентификации и шифровку, которая гарантирует безопасность и конфиденциальность информации.

Интеграция с существующими системами

Возможность интеграции с существующими системами управления документами, что обеспечивает их взаимодействие и упрощает рабочий процесс.

Автоматическое резервное копирование и возобновление данных

Систематическое создание резервных копий, что позволяет возобновлять данные в случае непредвиденных ситуаций или потери информации.

Лицензирование и регулирование доступа

Возможность устанавливать уровни доступа и контролировать права пользователей в соответствии с политик организации.

Аналитика и отчетность

Возможность получать аналитические отчеты об использовании документов, что позволяет оценить эффективность и оптимизировать рабочие процессы.

Гибкость и расширяемость

Возможность адаптации и расширения в соответствии с потребностями организации, обеспечивая гибкость и масштабируемость управления документами.

Кому подойдет модуль Е-Архив?

null

Банки, финансовые учреждения

null

Органы власти, государственные организации

null

Коммерческие организации

null

Энергетические компании

null

Некоммерческие организации, благотворительные фонды

null

Агропромышленные предприятия

Попробуйте CleverForms

Формируйте свою цифровую реальность

Преимущества модуля Е-Архив

Модуль Е-архив упрощает управление документами, учитывая разные требования относительно хранения, благодаря единственному интерфейсу. Это устраняет необходимость использования дополнительных инструментов и значительно снижает расходы организаций любого размера. Благодаря удобству, консолидации, упрощенному поиску, доступному резервному копированию, оптимизации ресурсов и защите информации, модуль Е-архив предоставляет эффективное решение для успешного управления документами.

  • Удобство: Работа с электронными копиями документов намного упрощается. Их легко печатать, распространять, копировать, а также использовать информацию из них в других документах.
  • Консолидация: Модуль консолидирует и хранит документы из разных источников в одном централизованном хранилище. Он охватывает внутренние системы, сервисы обмена документами, цифровые копии бумажных документов и другие.
  • Сохранение информации: Модуль Е-архив обеспечивает надежное сохранение и защиту важной информации. Установление прав доступа и контроль конфиденциальности обеспечивают высокий уровень безопасности данных.
  • Упрощенный поиск: Электронный архив документов обеспечивает быстрый и простой поиск нужной информации. С помощью конкретных критериев и атрибутов, документы можно найти всего за несколько минут.
  • Автоматизация рабочих процессов: Модуль Е-архив предоставляет возможность автоматизировать рутинные процессы, что обеспечивает более эффективное использование рабочего времени и улучшение производительности организации.
  • Доступное резервное копирование: Электронный архив гарантирует целостность и безопасность информации, даже в чрезвычайных ситуациях. Резервное копирование электронного архива является более экономически выгодным сравнительно с традиционными резервными копиями бумажных документов.
  • Оптимизация ресурсов: Автоматизация процессов, связанных с введением, управлением, хранением и доступом к документам в электронном формате, позволяет значительно сэкономить рабочее время сотрудников и повысить производительность.
  • Безопасность информации: Модуль предоставляет возможность настройки прав доступа пользователей, мониторинга и регистрации действий в системе. Также поддерживается подпись документов разными типами цифровых подписей, в том числе КЕП, и использование ZIP- контейнера(ASiC). Есть практически неограниченная вместимость для хранения данных, ограниченная лишь аппаратными возможностями клиента.

5 шагов для подключения модуля Электронный архив - «Е-Архив»

Как начать работу в Е-Архив

Презентация модуля Е-Архив

Презентация функционала и принципа работы модуля Заказчику.

Получение ТЗ от заказчика

Заключение договора на основе ТЗ. Определение сроков исполнения.

Модификация, интеграция, тестирование продукта

Модификация модуля на основе ТЗ, интеграция с существующим ПО, тестирование.

Обучение персонала заказчика

Создание инструкций и обучение персонала Заказчика работе в модуле.

Внедрение и техподдержка

Внедрение в промышленную эксплуатацию, техническая поддержка.

Будем рады сотрудничеству! Закажите консультацию

Универсальная форма
Наверх